Selber machen oder machen lassen?

Bei den meisten Projekten ist dies die erste Frage, die es zu beantworten gilt. Zwei Faktoren sind hier primäre Entscheidungskriterien:

  • Kompetenz

  • Kosten

Können wir das überhaupt, und auch günstiger, mit internen Ressourcen realisieren als ein auf das Thema spezialisierter Dienstleister?
In den meisten Fällen ist die Antwort ein klares „Nein!“. Alleine die Einarbeitung in das Thema und die Bereitstellung des entsprechenden Personals verursacht unnötige und teils schwer kalkulierbare Kosten. In einer auf Arbeitsteilung basierenden Wirtschaft ist die Fokussierung auf Kernkompetenzen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor und eine Auslagerung aller betrieblichen Prozesse welche nicht in diesen Bereich fallen, und keine entscheidende Support-Funktion haben, ist effizient und kostensparend.

Wie sieht das konkret in der Praxis aus?

Nehmen wir einen klassischen Maschinenbauer aus dem Mittelstand, der primär Spezialmaschinen für die Automobilindustrie baut. Strategisch möchte er sich breiter aufstellen und in andere Branchen expandieren. Hierzu hat er zwei Außendienstmitarbeiter eingestellt, die sich auf zwei Vertriebsgebiete verteilen. Einen Tag die Woche verbringen diese im Büro und betreiben Kaltakquise um Vor-Ort Termine zu generieren. Die restlichen Tage sind sie unterwegs um diese Termine wahrzunehmen. So zumindest der Plan.

Problem: Außendienstmitarbeiter sind teuer und telefonische Kaltakquise ist im Regelfall nicht ihr Spezialgebiet. Ihr Einsatz hierfür ist wenig effizient. Der Geschäftsführer des Unternehmens erkennt dieses Problem nach einigen Monaten und stellt eine Teilzeitkraft für die Termingenerierung für den Außendienst ein. Die Kosten sind zwar gering, aber die Ergebnisse ebenfalls. Die Anzahl der Termine und deren Belastbarkeit ist nicht ausreichend um die Außendienstmitarbeiter konstant auszulasten.

Spezialmaschinen mit einem gut ausgebildeten Außendienst zu vertreiben ist sicherlich die richtige Entscheidung. Um diesen auch effizient einzusetzen, macht es Sinn die Terminierung durch Profis durchführen zu lassen. Hier können auch jederzeit die Kapazitäten erhöht werden um den Außendienst auch sicher auszulasten. Skalierbarkeit und Flexibilität sind hier sicherlich zwei wichtige Faktoren welche klar für einen professionellen und ausgelagerten Innendienstvertrieb sprechen.

Zuletzt ist sicherlich noch die Kostensituation zu betrachten. In unserem Beispiel muß unser Maschinenbauer den Lohn, die Lohnnebenkosten und die Fehlzeiten seiner Teilzeitkraft bezahlen. Fehlzeiten sind in diesem Fall doppelt problematisch, da diese auch dazu führen, dass der Außendienst keine neuen Termine mehr bekommt, was nicht nur weitere Kosten, sondern auch entgangene Umsätze nach sich zieht. Fällt der Innendienstvertrieb für länger als 4 Wochen aus, wird dies aufgrund der sehr langen Vertriebszyklen in diesem Markt äußerst problematisch. Die Pipeline leert sich langsam während keine neuen Termine nachgefüllt würden.

Vorteile des Outsourcings

Betrachten wir nun den Fall, bei dem der Maschinenbauer eine Vertriebsagentur damit beauftragt seinen Außendienst regelmäßig mit neuen Terminen zu versorgen. Im Regelfall wird sich die Kostenstruktur wie folgt zusammensetzen: einmalige Setup-Kosten für das Projekt (Einrichtung der IT, Schulung der Mitarbeiter), Kosten für Entscheiderkontakte und Provisionen für erfolgreiche Vertriebstätigkeiten (Termine, Abschlüsse o.ä.).

  • Da mehrere Mitarbeiter des Dienstleisters auf dieses Projekt geschult werden, kommt es zu keinen krankheitsbedingten Ausfallzeiten und den oben beschriebenen Nachteilen.

  • Lohn- bzw. Lohnnebenkosten fallen natürlich auch keine an.

  • Da die Abrechnung aufwands- und erfolgsbasiert ist, herrscht immer eine übersichtliche Kostenkontrolle.

  • Die Vertriebsprofis des Dienstleisters kümmern sich um den Teil des Vertriebsprozesses auf den sie spezialisiert sind, die Generierung von Terminen für den Außendienst, und der Maschinenbauer kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren: Maschinen bauen.

Die Vorteile liegen hier klar auf der Hand: niedrigere Kosten, Flexibilität durch skalierbarer Einsatz, höhere Terminquoten, eine gut gefüllte Pipeline und Auslagerung eines Teil des Vertriebsrisikos.

Viel Erfolg im Vertrieb wünscht Ihnen
Marco Göbel